Con la riforma del condominio attuata dalla legge 220/2012 l’amministratore ha visto nascere un nuovo obbligo nella lista delle sue mansioni: la tenuta del registro di anagrafe condominiale.
In sostanza, viene posto l’obbligo di reperire, a cura dell’amministratore informazioni quali le generalità dei proprietari o dei titolari di diritti reali o personali di godimento sull’immobile, codici fiscali, indirizzi di residenza, recapiti telefonici, dati catastali e dati inerenti la sicurezza.
Si tratta per alcune informazioni di veri e propri dati personali che quindi, rientrano nelle specifiche del Codice in materia di trattamento dei dati personali e successive modifiche. Ma cosa si intende per trattamento dei dati personali? Il dato personale si intende trattato quando viene acquisito, cancellato, modificato, archiviato, trasmesso. Insomma ogni qualvolta viene utilizzato il dato è trattato.
Il titolare del trattamento di tale dati, in ambito condominiale è da identificarsi nell’intera compagine condominiale la quale, identifica il responsabile del trattamento nella persona dell’amministratore. L’amministratore stesso poi, tramite atto scritto, ha la facoltà di nominare uno o più incaricati al trattamento identificandoli in dipendenti propri o in dipendenti del condominio. Nello specifico, in ambito condominiale, la gestione dei dati personali acquisiti è da ricondursi alla gestione amministrativa e contabile dello stabile e si configura materialmente in raccolta di dati anagrafici, indirizzi, tabelle millesimali, eventuali diritti sull’immobile, contati telefonici, mail. In particolare riferimento ai contatti telefonici da specificare che, quelli già contenuti in elenchi pubblici non richiedono l’autorizzazione e il consenso all’uso, che invece l’amministratore deve far sottoscrivere per l’utilizzo di contati telefonici cellulari e indirizzi mail.
Il condomino ha inoltre l’obbligo di trasmettere tempestivamente eventuali variazioni al fine di consentire all’amministrazione di identificare chiaramente i soggetti destinatari degli oneri condominiali (art.63 disp.att.c.c.).
Può inoltre essere richiesto l’accesso al trattamento di dati sensibili, nell’ipotesi ad esempio di esecuzione di lavori per l’abbattimento delle barriere architettoniche ed eventuali infortuni avvenuti in condominio.
In condominio vengono poi derogati i alcuni accorgimenti sul trattamento nei casi previsti all’art. 63 delle disposizioni attuative, dove la comunicazione delle generalità dei morosi ad eventuali fornitori creditori non configura violazione della privacy, riconoscendo il codice, la prevalenza del recupero del credito. Lo stesso avviene per quanto concerne la possibilità, per tutti i proprietari partecipanti al condominio, di avere libero accesso alla documentazione contabile e bancaria del conto corrente condominiale. Al condominio è poi data la facoltà di istituire un sito internet condominiale, secondo le specifiche indicate dal garante con la specifica prescrizione che ogni utenza sia accessibile dall’intestatario mediante apposite password personali.
Il concetto di privacy si estende inoltre alle sedute assembleari: è illecita la diffusione a terzi dei dati discussi in assemblea e la partecipazione di terzi, qualora si tratti di tecnici o professionisti, deve essere concessa esclusivamente per i punti all’ordine del giorno di loro competenza. I terzi delegati invece hanno l’obbligo di riservatezza circa le informazioni e le delibere discusse in sede assembleare.
Caso spinoso è parimenti l’utilizzo della bacheca condominiale o l’improprio abuso delle parti comuni per affissione di avvisi non generici. La normativa, infatti vieta nella maniera più assoluta, l’affissione di informazioni facilmente riconducibili ai singoli condomini. E’ ad esempio perseguibile l’iniziativa dell’amministratore, o del singolo condomino, di affiggere in bacheca la lista dei condomini morosi, un avviso specificatamente rivolto ad un ben identificato condomino o qualunque comunicazione che possa comunque specificatamente identificare un singolo partecipante al condominio. Le bacheche e le aree comuni infatti non sono accessibili solo ai partecipanti al condominio ma anche a terzi.
Purtroppo non sono insolite circostanze del genere in cui, ingenuamente, un singolo condomino espone l’amministratore e il resto del condominio a pesanti sanzioni oltre che a procedimenti penali per violazione della privacy che non infrequentemente sfociano in denunce ben più gravi. Fondamentale infatti ricordare che il condominio e l’amministratore rispondono in solido per le sanzioni penali relative al trattamento illecito dei dati che a differenza di quanto si può pensare partono da cifre non irrisorie (minimo 6.000 euro).
Dott.ssa Michela Scavo
