Sono ormai sempre più frequenti le richieste da parte delle compagini condominiali di contenere i costi amministrativi, mirando, sempre più spesso a richiedere che l’amministratore li sollevi dall’incombenza del pagamento delle spese di spedizione relative alla convocazione dell’assemblea condominiale. In realtà, erroneamente, vige ancora la pratica non rara di trasmettere l’avviso di convocazione a mezzo mail nell’ottica proprio del risparmio. Ma cosa dice la legge? L’art. 66 comma 3 delle disposizioni attuative del codice civile è molto chiaro e non dà adito ad interpretazioni: l’avviso di convocazione dell’assemblea di condominio può essere comunicato con raccomandata con avviso di ricevimento, con raccomandata consegnata a mani, con fax o con posta elettronica certificata. Niente mail, quindi, o affissioni nelle parti comuni o sms o qualsiasi altro mezzo che non sia contemplato dalla normativa. Non è più possibile farne una mera questione di costi, la priorità va data alla forma della convocazione che deve necessariamente essere predisposta e trasmessa in modo tale da non esporre il condominio ad impugnazioni derivanti proprio dall’irregolarità della convocazione. La formula di rito della verbalizzazione dell’assemblea riporta infatti la verifica, da parte del presidente, della regolare convocazione di tutti gli aventi diritto. Verifica che deve necessariamente essere basata su documentazione concreta, soprattutto nel caso di assenza di uno o più partecipanti al condominio.
Infatti, se la presenza in assemblea, nova qualsiasi potenziale vizio della convocazione, l’eventuale assenza di un condomino, in mancanza di una convocazione fatta a regola d’arte, potrebbe esporre il condominio a contestazioni che renderebbero invalide le delibere. Vero è che anche l’utilizzo dei mezzi consentiti dalla normativa è soggetto a svariate discussioni a livello giurisprudenziale. In particolare si fa riferimento all’utilizzo della raccomandata con avviso di ricevimento . Il codice infatti, oltre a prescrivere con le disposizioni attuative i mezzi, impone anche delle precise indicazioni per quanto concerne i tempi di preavviso della convocazione che deve pervenire almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Il quesito a questo punto riguarda in sostanza se il dies a quo sia da identificarsi con la data in cui il destinatario ritira il plico della convocazione o quello in cui il postino rilascia l’avviso di giacenza. Non è insolito infatti ricevere lamentele inerenti al “disturbo” arrecato al condomino che, incolpevolmente assente al momento della prima consegna del plico, deve lottare per far coincidere i propri orari con quelli degli uffici postali. La corte di Cassazione però non ammette scusanti a favore dei condomini, affermando invece che l’avviso della convocazione dell’assemblea è da considerarsi un “atto recettizio” ai sensi dell’art. 115 del c.c. e pertanto va considerato conosciuto al destinatario nel momento in cui viene rilasciato l’avviso di giacenza del plico presso l’ufficio postale e non nel momento in cui viene effettivamente consegnato al destinatario.
La soluzione presentata dalla cassazione rappresenta una tutela per il condominio che, vista la presunzione di conoscenza, non corre il rischio di vedere strumentalizzata la seduta assembleare da condomini che volontariamente decidano di non ritirare la raccomandata allo scopo di invalidare eventuali delibere a loro non gradite.
Pertanto, fermo restando il diritto degli assenti di impugnare ai sensi di legge le delibere assembleari, non potrà esser fatta valere, come motivazione, l’eventuale mancato ritiro del plico contenente la convocazione o eventuale ritardo nello stesso. E’ bene quindi rammentare che, pur in un’ottica spending review condominiale potrebbe essere una pessima idea eliminare l’invio delle raccomandate per la convocazione dell’assemblea ( e del verbale per gli assenti ) , scelta che potrebbe inevitabilmente esporre il condominio a conseguenze ben più onerose.
Dott.ssa Michela Scavo